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Come configurare app autentificazione

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Mettere in sicurezza il proprio account Hotspot è importante

Per poter impostare un app di autentificazione come Microsoft autenticator o Google autenticator sul vostro account Hotspot è necessario al primo login usare un PC desktop/laptop o un tablet.
Seguite le indicazioni a schermo e inquadrate con l'app di autentificazione il codice qr.

"cliccate su aggiungi un nuovo codice di verifica"
"dai un titolo qualsiasi al metodo di autentificazione"
"inquadra con l'app di autentificazione il codice QR"
"inserisci il codice a 6 cifre generato ogni 30 secondi dall'app di autentificazione"

Se non si ha accesso al dispositivo di autentificazione a più fattori,è possibile usare dei codici di emergenza che vengono immediatamente distrutti dopo l'uso.
Ricordatevi di salvare i vostri codici di backup.
Si consiglia di stampare questi codici e di conservarli in un luogo sicuro.
Se vi serve una guida su come usare Microsoft Autenticator andate qui

MICROSOFT

In questo video viene mostrato come configurare correttamente l'app di autentificazione che serve a rendere sicuro il tuo account Hotspot.

Come gestire le prenotazioni

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Impara a creare o modificare prenotazioni 

Molto spesso capita che un ospite effettui una prenotazione e poi qualche giorno dopo ti chieda di cambiare le date di check in o check out o ti chiede di aggiungere qualche ospite alla prenotazione oppure di includere qualche extra come la colazione o la cena nella tua struttura.
Hotspot ti consente di fare velocemente tutte le modifiche richieste e di notificare al cliente le variazioni alla prenotazione.

Dopo aver effettuato il login cliccate su "Prenotazioni".
Qui trovate la voce "nuovo" dove potrete creare una nuova prenotazione.
Trovate la voce "modifica" se avete bisogno di modificare solamente il totale deposito ricevuto dal cliente o impostare velocemente uno sconto al cliente.(fate riferimento alla sezione "come gestire caparre")
Trovate la voce "modifica avanzata" se dovete cambiare le date del soggiorno del cliente , se volete assegnare al cliente una camera differente , cambiare piano tariffario o aggiungere o togliere extras dalla prenotazione.
Non dimenticare di rigenerare sempre la fattura e dopo aver controllato che tutto sia impostato correttamente notifica al cliente i cambiamenti effettuati.
Potete inoltre esportare in formato CSV le vostre prenotazioni o procedere alla cancellazione.

Come gestire le caparre

Uno dei punti di forza della prenotazione diretta rispetto alle OTA è sicuramente la maggiore flessibilità nel gestire i pagamenti.
A nessuno piace dover pagare subito l'intero importo di una prenotazione che magari è prevista qualche mese più tardi.
Io consiglio di chiedere all'ospite solo un piccolo importo dopo aver prenotato e di completare il pagamento qualche giorno prima del pernottamento o direttamente al check in.
Dopo aver verificato che l'ospite abbia effettivamente versato la caparra il proprietario Hotspot deve entrare nella sua area riservata e modificare la voce "totale deposito ricevuto" e inviare notifica email dell'avvenuto inserimento in database del suo versamento.
Se la prenotazione fatta è invece molto vicina alla data di check in è consigliabile farsi versare dall'host l'intero importo.

Dopo aver effettuato il login seleziona la voce "prenotazioni".
Poi clicca su modifica e seleziona la prenotazione che vuoi modificare.
Modifica la voce "Totale deposito pagato" con l'effettivo importo che il cliente ti ha già pagato e salva ovviamente.
Poi spostati dal pannello "Informazioni generali" al pannello "Invoice info" clicca su "regenerate" e poi su anteprima per controllare che sia stata modificata la voce "Totale deposito pagato".
Se tutto è andato a buon fine puoi cliccare su email notificando al cliente l'avvenuto ricevimento della caparra.

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