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COME IMPOSTARE APP AUTENTIFICAZIONE

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COME CONTROLLARE CONFIGURAZIONE STRUTTURA

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COME GESTIRE LE PRENOTAZIONI

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COME CREARE TARIFFE

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COME GESTIRE ADDEBITI EXTRA

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COME GESTIRE IL CALENDARIO

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COME INTEGRARE HOTSPOT NEL TUO SITO

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Come configurare app autentificazione

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Mettere in sicurezza il proprio account Hotspot è importante

Per poter impostare un app di autentificazione come Microsoft autenticator o Google autenticator sul vostro account Hotspot è necessario al primo login usare un PC desktop/laptop o un tablet.
Seguite le indicazioni a schermo e inquadrate con l'app di autentificazione il codice qr.

"cliccate su aggiungi un nuovo codice di verifica"
"dai un titolo qualsiasi al metodo di autentificazione"
"inquadra con l'app di autentificazione il codice QR"
"inserisci il codice a 6 cifre generato ogni 30 secondi dall'app di autentificazione"

Se non si ha accesso al dispositivo di autentificazione a più fattori,è possibile usare dei codici di emergenza che vengono immediatamente distrutti dopo l'uso.
Ricordatevi di salvare i vostri codici di backup.
Si consiglia di stampare questi codici e di conservarli in un luogo sicuro.
Se vi serve una guida su come usare Microsoft Autenticator andate qui

MICROSOFT

In questo video viene mostrato come configurare correttamente l'app di autentificazione che serve a rendere sicuro il tuo account Hotspot.

Come gestire le prenotazioni

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Impara a creare o modificare prenotazioni 

Molto spesso capita che un ospite effettui una prenotazione e poi qualche giorno dopo ti chieda di cambiare le date di check in o check out o ti chiede di aggiungere qualche ospite alla prenotazione oppure di includere qualche extra come la colazione o la cena nella tua struttura.
Hotspot ti consente di fare velocemente tutte le modifiche richieste e di notificare al cliente le variazioni alla prenotazione.

Dopo aver effettuato il login cliccate su "Prenotazioni".
Qui trovate la voce "nuovo" dove potrete creare una nuova prenotazione.
Trovate la voce "modifica" se avete bisogno di modificare solamente il totale deposito ricevuto dal cliente o impostare velocemente uno sconto al cliente.(fate riferimento alla sezione "come gestire caparre")
Trovate la voce "modifica avanzata" se dovete cambiare le date del soggiorno del cliente , se volete assegnare al cliente una camera differente , cambiare piano tariffario o aggiungere o togliere extras dalla prenotazione.
Non dimenticare di rigenerare sempre la fattura e dopo aver controllato che tutto sia impostato correttamente notifica al cliente i cambiamenti effettuati.
Potete inoltre esportare in formato CSV le vostre prenotazioni o procedere alla cancellazione.

Come gestire le caparre

Uno dei punti di forza della prenotazione diretta rispetto alle OTA è sicuramente la maggiore flessibilità nel gestire i pagamenti.
A nessuno piace dover pagare subito l'intero importo di una prenotazione che magari è prevista qualche mese più tardi.
Io consiglio di chiedere all'ospite solo un piccolo importo dopo aver prenotato e di completare il pagamento qualche giorno prima del pernottamento o direttamente al check in.
Dopo aver verificato che l'ospite abbia effettivamente versato la caparra il proprietario Hotspot deve entrare nella sua area riservata e modificare la voce "totale deposito ricevuto" e inviare notifica email dell'avvenuto inserimento in database del suo versamento.
Se la prenotazione fatta è invece molto vicina alla data di check in è consigliabile farsi versare dall'host l'intero importo.

Dopo aver effettuato il login seleziona la voce "prenotazioni".
Poi clicca su modifica e seleziona la prenotazione che vuoi modificare.
Modifica la voce "Totale deposito pagato" con l'effettivo importo che il cliente ti ha già pagato e salva ovviamente.
Poi spostati dal pannello "Informazioni generali" al pannello "Invoice info" clicca su "regenerate" e poi su anteprima per controllare che sia stata modificata la voce "Totale deposito pagato".
Se tutto è andato a buon fine puoi cliccare su email notificando al cliente l'avvenuto ricevimento della caparra.

Come gestire i piani tariffari

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Impara a creare o modificare tariffe 

Il sistema di tariffazione di Hotspot è molto speculare a quello di airbnb ,tariffa base + supplemento ospite aggiuntivo + costi extra = tariffa finale.
Il nostro sistema permette ulteriori varianti ,scelta della tariffa variabile per ogni giorno della settimana,puoi indicare che la tariffa vale solo per un determinato periodo o solo per prenotazioni di minimo x giorni e massimo x giorni,cosi da offrire tariffe migliori per prenotazioni più lunghe.
Inoltre potete avere tariffa migliore non rimborsabile dove chiedete di eseguire subito il pagamento intero importo e una tariffa normale dove chiedete di versare solo una caparra e poi il saldo al check in
Potete aggiungere costi extra ad esempio per la pulizia e calcolarli indipendentemente dalla durata del soggiorno o costi extra come la colazione e calcolarli come aggiunta per ogni ospite e per ogni giorno di pernottamento.
Potete impostare inoltre il valore della tassa di soggiorno che verrà mostrato nel totale al cliente prima di finalizzare la prenotazione.

Dopo aver effettuato il login cliccate su voce "Camere/appartamenti"
Poi selezionate la camera/appartamento e andate alla voce "rate plan".
Prima di creare nuove tariffe provate a modificare le tariffe preconfezionate che vi vengono fornite.
Cambiate il periodo di validità della tariffa,i giorni della settimana validi per accedere alla tariffa,il numero di notti minimo e massimo per cui l'ospite deve pernottare.

Come gestire i costi extra da addebitare agli ospiti 

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Impara a creare o modificare costi extra

Per emergere la tua struttura ricettiva deve offrire un ampio ventaglio di servizi a disposizione del cliente.
Si possono aggiungere costi extra per qualsiasi cosa:
colazione,cena,pulizia,noleggio sci,noleggio bici,ricarica veicolo elettrico ecc. 

Dopo aver effettuato il login cliccate su voce "extras".
Cliccate su "nuovo" e date un nome al vostro addebito extra e selezionate la proprietà per cui vale l'addebito.
Controllate la pubblicazione e decidete se il servizio extra è facoltativo o obbligatorio.
Per addebitare costi extra per la tassa di soggiorno andate invece alla voce "strutture" e poi su "pubblicazione".

Una volta creati gli extra chiedete un controllo per verificare che tutto sia impostato secondo le vostre esigenze.
Quando prenota il cliente può visualizzare i vari costi degli extra e decidere il numero di extra da aquistare , ad esempio può scegliere di pernottare 3 notti però di cenare nel ristorante per solo 2 volte ad esempio.

Come gestire il calendario

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Impara a importare e ad esportare i calendari ICAL  

Per evitare "overbooking" è fondamentale che tutti i canali di vendita della tua proprietà siano perfettamente sincronizzati.

Dopo aver effettuato il login cliccate su "Camere/appartamenti".
Poi selezionate la struttura e spostatevi sulla voce "ical" .
Scorrete verso il basso e inserite nell'area di testo sotto la scritta "Source ical url" tutti i vostri calendari delle OTA come vedete nel video,andate a capo ad ogni collegamento.
Poi salite e sotto la scritta "ical url" in verde trovate il vostro calendario Hotspot che va inserito nelle OTA in modo da chiudere automaticamente i calendari delle OTA se ricevete prenotazioni su Hotspot.

Come impostare dei blocchi sul calendario

Hotspot ti permette di gestire in modo veloce ed efficiente la disponibilità della tua struttura ricettiva.
Chiudendo la disponibilità su Hotspot hai chiuso ovviamente anche la disponibilità su tutte le OTA che hai collegato.

Dopo aver effettuato il login seleziona la voce "Blocca date".
Poi clicca su "Nuovo" , dai un nome qualsiasi al blocco date ad esempio "blocco x ferie", assicurati che il blocco sia pubblicato,poi seleziona la struttura/proprietà per la quale vuoi applicare questo blocco date.
Seleziona le date che vuoi bloccare e poi clicca su "refresh room list" a questo punto seleziona la camera o appartamento che vuoi bloccare.
Ora devi solo salvare ed il gioco è fatto.
Ora nella sezione "blocca date apparirà il "blocco x ferie".
Chiudendo la disponibilità su Hotspot hai chiuso ovviamente anche la disponibilità su tutte le OTA che hai collegato.
Andando nella sezione "calendario" noterai che le date del "blocca x ferie" saranno chiuse.
Se vuoi eliminare dei blocchi basta selezionarli e cestinarli.

Come inserire il booking engine Hotspot nel vostro sito web

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Integrare un moderno booking engine all'interno del proprio sito web cambia radicalmente l'esperienza utente e moltiplica le possibilità di ottenere una prenotazione diretta 

Una volta inserito i tuoi ospiti potranno selezionare le loro date di check in e check out e potranno visualizzare immediatamente disponibilità e prezzi e completare la prenotazione.

Dopo aver effettuato il login scendete verso il basso e cliccate su "mio abbonamento". Questa voce di menu la trovate anche nel menu laterale sulla sinistra ,aprite la voce "owners club",poi aprite la voce "registrazione".
Qui vi ritroverete nella sezione "modifica profilo" e potrete modificare i dati da voi inseriti in fase di registrazione.
Alla fine troverete però un nuovo campo "mio booking engine". Inserite una lettera "t" alla parola "scrip" in modo che diventi "script" come è mostrato a video.
Ora il gioco è fatto ,non dovete far altro che copiare questo codice nel vostro sito web e i clienti visualizzeranno un modulo dove potranno selezionare delle date per il check in e check out ed eventualmente scegliere un determinato numero di stanze ed indicare un numero di ospiti.
Dopo aver cliccato su cerca l'ospite potrà completare agevolmente la prenotazione su Hotspot.

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